Gestion des conventions de stages [En option]
L'objectif de cette refonte tient en une phrase : aucun élève ne part en stage sans convention signée. Tout l'écran est construit pour ça. Les dossiers qui n'avancent pas remontent d'eux-mêmes dans la vue « À faire », un bandeau compte ceux dont le stage commence sans que la convention soit signée, et une relance groupée permet de les traiter tous en un geste. Vous n'avez plus à parcourir la classe ligne à ligne pour savoir ce qui manque.
Il remplace l'ancienne page « Conventions de stage ». Le changement le plus visible : les colonnes Mode, Suivi et Signataires sont réunies dans une seule, « Cycle de vie du dossier », qui suit le dossier du premier jour au dernier.
Depuis l'administration de l'établissement, ouvrez PFMP > Formalités de stage. L'écran est réservé aux administrateurs disposant du droit « PFMP ».
1. Le point de départ : la fiche de recherche
Tout dossier commence par la fiche de recherche de stage. C'est elle qui dit quelle entreprise accueille l'élève, qui est le tuteur, à quelles dates et à quels horaires. La convention n'est que le publipostage de ces informations : tant que la fiche n'est pas remplie et validée, il n'y a rien à envoyer, et la colonne « Cycle de vie du dossier » reste inactive.
Elle peut être créée de trois façons. Une seule suffit, et la suite est la même dans les trois cas :
Qui la crée | Comment |
|---|---|
L'élève | Depuis son espace, dès qu'il a obtenu un accord. C'est le cas normal, et celui qu'il faut encourager : il saisit ce qu'il connaît, l'entreprise complète ensuite. |
L'équipe | Un enseignant ou vous-même, avec le bouton ＋ Nouvelle fiche de recherche de la colonne « Recherches de l'élève ». Utile quand l'accord vous arrive directement, ou quand l'élève ne peut pas la saisir. L'élève peut-il la modifier ensuite ? C'est un réglage de l'établissement, que le cadenas de la fiche permet de lever ou de reposer au cas par cas. |
L'entreprise | L'élève ou l'équipe lui envoie un lien d'invitation ; l'entreprise déclare l'accord et remplit elle-même ses coordonnées. La fiche apparaît alors dans le suivi de la classe, sans notification : les enseignants la découvrent à leur point suivant. |
Ce que voit l'entreprise lorsqu'elle ouvre ce lien : elle se déclare, choisit son rôle et coche les périodes concernées. Elle n'a ni compte à créer, ni application à installer.
Ensuite, chacun complète ce qu'il détient. L'entreprise renseigne son tuteur, les horaires et les activités confiées depuis son lien ; l'élève et l'équipe peuvent, eux, tout saisir à la main.
Enfin un enseignant valide la fiche. La validation fait deux choses : elle demande de rapprocher l'entreprise de l'annuaire — la rattacher à une entreprise déjà connue, en créer une, ou la laisser explicitement hors annuaire — et elle fige la fiche : seul un administrateur peut encore la modifier.
2. L'écran en un coup d'œil
Repère | Ce que c'est |
|---|---|
① | La classe affichée. Les flèches ◀ ▶ passent à la suivante sans rouvrir la liste, et la première entrée de la liste, « À faire », sort de la classe pour ne montrer que les dossiers qui demandent une action. |
② | La période — PFMP1, PFMP2… — avec ses dates. Elle disparaît dans la vue « À faire », qui mélange justement les périodes. |
③ | Le récap au format tableur (la classe et la période affichées, ou l'établissement entier) et les archives de vos documents signés. |
④ | Les paramétrages — vos modèles de documents et les règles de fonctionnement — et le bouton pour recharger l'écran. |
⑤ | Un dossier neuf : ＋ Choisir un mode de traitement. Rien n'est encore engagé. |
⑥ | Un dossier parti en signature électronique : la chaîne des signataires, dans l'ordre, avec l'état de chacun. |
⑦ | Les deux gestes d'une signature en cours : renvoyer la demande et arrêter le processus. |
⑧ | Un dossier en envoi traditionnel : un curseur d'avancement dont vous nommez les cinq crans. |
⑨ | Les deux gestes de l'envoi traditionnel : télécharger la convention et notifier l'attente de signature. |
Tout à droite de chaque ligne, deux boutons ouvrent le détail du dossier et ses messages (§6).
3. Le cycle de vie du dossier
Deux blocs côte à côte : la convention à gauche, l'attestation à droite. Ce ne sont pas les mêmes échéances — la convention se joue avant le stage, l'attestation à la fin — et la colonne le montre : tant que le stage est loin, la convention occupe presque toute la place ; quelques jours avant la fin (5 par défaut, réglable), l'attestation passe au premier plan et la convention se réduit.
J+1, J-24… Combien de jours il reste avant l'échéance, ou depuis combien de jours elle est passée. Survolez-en une pour la phrase complète. Ici la convention est en retard d'un jour et l'attestation attendue dans 24 jours.La convention
＋ Choisir un mode de traitement — cliquez n'importe où sur le bloc :
- Envoi traditionnel — vous éditez le document, vous l'imprimez, vous le faites signer, et vous suivez l'avancement à la main.
- Signature électronique — le document part chez notre prestataire de signature et circule tout seul entre les signataires.
En envoi traditionnel, le bloc affiche un curseur à cinq crans dont vous choisissez les noms (voir l'article « Paramétrer les formalités de stage »). Deux boutons l'accompagnent :
Bouton | Ce qu'il fait |
|---|---|
Télécharger la convention non signée | Le publipostage de votre modèle. Si la classe en a plusieurs, un menu vous les propose. |
Notifier l'attente de signature | Un courriel — ou un SMS — à l'élève et/ou aux professeurs référents. Le bouton est éteint tant qu'aucune notification n'est activée dans les paramétrages. |
Quand la convention revient signée, déposez-la (PDF ou photo) : elle rejoint les archives de l'établissement.
En signature électronique, le bloc annonce d'abord le nombre de signataires détectés sur le modèle, avec un bouton Démarrer. Il ouvre votre dernier point de contrôle avant l'envoi :
- le modèle de convention retenu, et son aperçu page à page ;
- l'objet et le message du courriel que recevront les signataires ;
- les signataires dans leur ordre de signature — P1, P2, P3 —, chacun avec son nom et son adresse. Corrigez-les ici si besoin : c'est le dernier moment.
Une fois la demande lancée, la ligne affiche la chaîne des signataires et deux gestes : renvoyer la demande et arrêter le processus.
Quand tout est signé, le bloc passe au sombre et rappelle la date et le nombre de signataires. Un refus, lui, met le dossier en alerte et vous propose de repartir.
La chaîne de signataires
Une pastille par personne, dans l'ordre de signature. Chacune porte l'icône de son rôle, son nom abrégé et son état
Cliquez sur une pastille : sa fiche s'ouvre.
Vous y lisez son rôle, son adresse, son état, la date, le motif s'il a refusé, et le parcours de la demande si elle a été transférée — par vous ou par le signataire lui-même. Selon l'état, deux gestes vous sont proposés : Transférer vers un autre email (le bon interlocuteur n'est pas celui du dossier — le lien envoyé au précédent cesse alors de fonctionner) et Renvoyer la demande.
L'attestation
L'attestation prouve la durée réellement effectuée. Elle n'a pas d'existence tant que le stage n'a pas commencé, puis elle suit ces états :
Ce qui s'affiche | Ce que ça veut dire |
|---|---|
Le stage n'a pas commencé · dans 24 j | Rien à faire pour l'instant. |
Fin dans 3 j, puis Retard de 12 j | L'attestation est due. Le bouton Envoyer l'attestation en signature apparaît. |
Envoyée | En attente de la signature de l'entreprise. Vous pouvez Relancer, Gérer — le détail et la chronologie — ou Annuler l'envoi. |
Signée | Terminé. |
Refusée | Le signataire a refusé ; le motif est dans la fiche. |
Le tuteur n'a pas d'adresse électronique | Le dossier ne porte aucune adresse : le bouton Renseigner permet d'en saisir une. |
Aucun stage validé pour cette période | Il n'y a rien à attester. |
Sur chaque ligne, deux boutons : envoyer l'attestation en signature, et déposer une attestation signée qui vous reviendrait par un autre chemin — la période passe alors en « signée ».
L'envoi ouvre l'attestation publipostée, avec son destinataire :
Le cadre rose montre l'emplacement exact du champ de signature. Le destinataire, à droite, est celui que désigne le rôle réglé sur le modèle de la classe — vous pouvez le changer avant d'envoyer.
L'entreprise, elle, reçoit un lien et signe à l'écran : elle complète les champs laissés à sa main — gratification, lieu, date, nom et fonction du signataire — puis signe au doigt ou à la souris. Elle peut aussi refuser, en motivant.
Dès qu'elle a signé, la pastille de la ligne passe en violet :
Le bouton Gérer ouvre alors le détail : où en est la demande, horodatée pas à pas, et le document signé.
4. Les bandeaux d'alerte : traiter la classe en un geste
Quand la classe affichée porte des dossiers en retard, un bandeau apparaît juste sous les titres de colonnes. Il peut y en avoir jusqu'à trois, empilés : conventions non signées, attestations manquantes, attestations prêtes à être envoyées.
C'est ici que se joue la promesse de l'écran : vous n'allez pas chercher les dossiers en retard, ils viennent à vous.
Relancer les conventions non signées
Le bouton n'envoie rien tout de suite : il ouvre un récapitulatif, un élève par ligne.
Chaque ligne nomme le destinataire et son rôle, son état — envoyé, lu, bloqué —, son téléphone et la date de sa dernière relance. Décochez ce que vous ne voulez pas envoyer : le compteur du bouton suit les cases.
Relancer également par SMS est décoché par défaut. Le SMS s'ajoute au courriel, il ne le remplace pas, et seuls les mobiles peuvent le recevoir — les autres numéros sont barrés dans la colonne Téléphone.
Envoyer les attestations
Le bandeau violet « 29 attestations sont prêtes à être envoyées » fonctionne de la même manière, mais il envoie au lieu de relancer : à la fin d'une période, toutes les attestations d'une classe partent en un clic.
Là encore, chaque ligne nomme son destinataire et son rôle. Une ligne sans adresse est écartée avec sa raison : il n'y a rien à lui envoyer, elle se traite à la main.
5. Le détail d'un dossier
Le premier bouton de la colonne Actions ouvre « Détails du processus » — tout ce qui concerne ce dossier, au même endroit.
À gauche : l'élève, la période, le document retenu, sa date d'expiration, et les pièces — la convention signée, le certificat de signature et le document original, en Word comme en PDF — puis l'état de l'attestation.
À droite, deux onglets. Signataires donne, pour chacun, ce que l'on sait de lui : email envoyé, document lu ou non lu, document signé, en attente de signature.
Historique retrace le dossier depuis le début : choix et changements de mode, lancement, envois, relances, transferts, notifications, annulations — chacun horodaté.
Les messages du dossier
Le second bouton ouvre les notes. Vous choisissez le ton — information, message positif, message négatif — et surtout qui les voit : réservé à l'administration, ou visible aussi par les enseignants. Ceux-ci lisent les messages qui leur sont destinés depuis leur propre écran de suivi et peuvent vous répondre. La pastille du bouton compte les messages du dossier et prend la couleur du dernier.
6. Modifier les dates d'un stage
Les dates affichées sont celles de la période. Cliquez dessus pour en saisir d'autres — une ou plusieurs plages — pour un élève qui décale son stage ou rattrape une période. La cellule passe alors en violet : cette dérogation fait autorité sur tout le dossier, y compris pour les échéances de la colonne.
7. Les archives
Le bouton Archives ouvre, année par année, tous les documents conservés : conventions signées — électroniquement ou déposées après numérisation —, certificats de signature et attestations signées. Chaque ligne indique son mode — Manuel, Électronique, Attestation — et son état. Vous pouvez ouvrir un document ou télécharger l'archive complète d'une année.
Mis à jour le : 01/09/2026
Merci !