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# Paramétrer les formalités de stage [En option]


|| Avant que vos gestionnaires puissent lancer une convention ou envoyer une attestation, deux choses se règlent une fois pour toutes : **vos modèles de documents** et **la façon dont la plateforme accompagne le processus** — qui est prévenu, avec quel texte, et à partir de quand un retard est signalé.

Tout se trouve derrière le bouton **⚙** de la barre du haut, dans **PFMP > Formalités de stage**. Deux entrées : *Gestionnaire conventions / attestations* et *Paramétrages formalités de stage*.

|| ⓘ L'usage quotidien de l'écran — lancer, relancer, suivre — est décrit dans l'article **«** [Gestion des conventions de stages [En option]](https://support.keewi.net/fr/article/gestion-des-conventions-de-stages-en-option-9vu5h2/) **»**.


${vimeo}[](1222485838)

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# 1. Vos modèles de convention et d'attestation

Deux onglets, chacun avec son compteur et son bouton d'ajout.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/c/3/cec336628f423000/image-collee-17_4x65r.png =400x234)

Chaque ligne est un document **Word (.docx)**, associé à une ou plusieurs **classes** — ajoutez ou retirez une classe directement dans la colonne de droite. Le bandeau violet met à votre disposition des **exemples de convention et d'attestation contenant déjà les champs de publipostage** : c'est le point de départ le plus rapide. Le bouton **Aide**, en bas, liste tous les codes disponibles.

L'onglet **Attestations** fonctionne de la même façon, à une différence près :

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/c/3/cec336628f423000/image-collee-18_191h550.png =400x234)


|| ⓘ **Une classe sans modèle d'attestation n'est pas bloquée** : Keewi en fournit un, utilisé par défaut. Vous n'avez à déposer le vôtre que si vous tenez à votre propre mise en page.

**Un clic sur un modèle** ouvre ses actions : le supprimer, le **remplacer** par un fichier à jour, le télécharger, régler ses **signataires et champs**, ou en voir un **aperçu**.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/c/3/cec336628f423000/image-collee-19_nxds6n.png)

## Les marqueurs à insérer dans le document

En plus des champs de publipostage classiques (`%Eleve-Nom`, `%Entreprise-Nom`, `%DATEST`…), votre document porte les marqueurs qui décrivent **qui signe et quoi** :

| Marqueur | Ce qu'il fait |
| ---- |
| `%P1{SIGNATURE}`, `%P2{SIGNATURE}`… | L'emplacement d'une signature. **Le numéro donne l'ordre de signature.** |
| `%P1{DATE}` | La date à laquelle cette personne a signé. |
| `%P2{NOMASSURANCE}` | Un champ libre, rattaché au signataire P2. |
| `%P1{CC-DEROG}` | Une case à cocher — son nom doit commencer par `CC-`. |

## Dire qui est P1, P2, P3

C'est l'écran **« Signataires et champs supplémentaires »**, dans le menu du modèle.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/c/3/cec336628f423000/image-collee-20_16aeqvw.png)


*   pour chaque `%Pn{SIGNATURE}`, **le rôle** : représentant de l'établissement, représentant de l'entreprise, tuteur, élève, représentant légal, enseignant référent. C'est ce choix qui décide de l'**ordre** et des **destinataires** — ce sont ces P1, P2, P3 que le gestionnaire retrouvera au lancement de la signature électronique ;
*   pour chaque champ libre, **son texte**, 40 caractères maximum.

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# 2. Les paramétrages

**⚙ > Paramétrages formalités de stage.** Sept onglets. **Tout s'enregistre au fil de la saisie**, il n'y a pas de bouton « Valider ».

## Général

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/c/3/cec336628f423000/image-collee-21_1u7jjuj.png =500x361)


**Les étapes du processus de signature** sont les cinq crans du curseur que verra le gestionnaire sur chaque convention traitée en envoi traditionnel. Nommez-les comme votre établissement travaille — les libellés livrés (*Fiche validée · Convention éditée · Signature élève / Parents · Envoi entreprise · Convention signée*) ne sont qu'une proposition.

**Le contact** est l'adresse au nom de laquelle partent les demandes de signature et les notifications. C'est celle à laquelle une entreprise répondra.

**Les ordres de mission** ont trois réglages : le préfixe de leurs numéros, le texte d'assurance à faire figurer, et la signature à y apposer.


## Fiche de recherche

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/c/3/cec336628f423000/image-collee-22_o40m9e.png =400x289)


**Ouvrir l'édition à l'élève par défaut** décide de ce qui se passe quand un enseignant ou vous-même créez une fiche à la place de l'élève : peut-il la compléter ensuite, ou la reçoit-il en lecture seule ? Le réglage ne vaut qu'**à la création** — le cadenas de la barre d'outils de chaque fiche la rouvre ou la referme au cas par cas.

**Les champs obligatoires** décident du moment où une fiche est réputée **complète**, bloc par bloc : élève, responsable légal, entreprise, responsable au sein de l'entreprise, tuteur, activités prévues, signature de l'entreprise. C'est cette complétude que l'entreprise voit progresser sur son portail, et que l'enseignant lit sur sa grille.


## Notifications messages

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/c/3/cec336628f423000/image-collee-23_17542fz.png =400x289)


Qui est prévenu par courriel lorsqu'un message est déposé sur un dossier — le professeur principal, le professeur référent, le professeur chargé du suivi — et, dans l'autre sens, si l'administration est prévenue quand un enseignant écrit.


## Signature électronique

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/c/3/cec336628f423000/image-collee-24_q1ab1p.png =400x289)


L'**objet** et le **message** du courriel que recevront les signataires d'une convention. Le sélecteur **« Insérer un champ »** pose des étiquettes — nom et prénom du stagiaire, dates, entreprise — qui seront remplacées par les valeurs du dossier au moment de l'envoi.

Plus bas, **le représentant de l'établissement** : son nom et son adresse. C'est lui qui apparaîtra comme signataire dans la chaîne, partout où votre modèle porte un `%Pn{SIGNATURE}` réglé sur « représentant de l'établissement ».

## Envoi traditionnel

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/c/3/cec336628f423000/image-collee-25_1ear3kk.png =400x289)


Les deux messages que déclenche le bouton **« Notifier l'attente de signature »** d'une ligne : celui de l'**élève** — par courriel ou par SMS — et celui des **professeurs référents**. Le bouton **Aperçu** montre le rendu final, étiquettes remplacées.


## Relances
![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/c/3/cec336628f423000/image_1xoa27j.png =400x244)

Quatre échéances, écrites en phrases à compléter — le nombre se saisit dans la phrase :

| Réglage | Ce qu'il commande |
| ---- |
| Signaler une convention non signée **10** jours avant le début du stage | À partir de quand le bloc convention passe en alerte, et à partir de quand le bandeau la compte. |
| Signaler une attestation manquante **0** jour après la fin du stage | 0 = dès le lendemain de la fin. |
| Après une relance, laisser **3** jours avant de signaler à nouveau | Le délai de grâce : pendant ce temps, le dossier reste signalé mais en avertissement, et il revient décoché dans la fenêtre de relance. |
| Fermer l'accès au portail entreprise **3** mois après la signature de l'attestation | Quand le tuteur cesse de pouvoir ouvrir le dossier de l'élève. |

|| ⓘ Ces délais valent pour tout l'établissement. Les rallonger fait taire les alertes, il ne fait pas avancer les dossiers.

## Attestation
![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/c/3/cec336628f423000/image_13h3075.png =400x244)

Deux réglages :

*   **La mise en avant** — combien de jours avant la fin du stage l'attestation prend la place principale dans la colonne du gestionnaire. Cinq par défaut.
*   **Le message d'envoi** — l'objet et le corps du courriel adressé à l'entreprise, avec le même éditeur à étiquettes que la signature électronique. Tant que vous n'y touchez pas, c'est le texte livré avec la plateforme qui part.

Le **texte du SMS de relance** se règle également ici.

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