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# Gestion des conventions de stages [En option]


|| Cet écran réunit tout ce que l'établissement doit produire autour d'une période de stage : **la convention** avant le départ de l'élève, **l'attestation** à son retour. Une ligne = un élève sur une période.

**L'objectif de cette refonte tient en une phrase : aucun élève ne part en stage sans convention signée.** Tout l'écran est construit pour ça. Les dossiers qui n'avancent pas remontent d'eux-mêmes dans la vue « À faire », un bandeau compte ceux dont le stage commence sans que la convention soit signée, et une relance groupée permet de les traiter tous en un geste. Vous n'avez plus à parcourir la classe ligne à ligne pour savoir ce qui manque.

Il remplace l'ancienne page « Conventions de stage ». Le changement le plus visible : les colonnes *Mode*, *Suivi* et *Signataires* sont réunies dans une seule, **« Cycle de vie du dossier »**, qui suit le dossier du premier jour au dernier.

Depuis l'**administration de l'établissement**, ouvrez **PFMP > Formalités de stage**. L'écran est réservé aux **administrateurs disposant du droit « PFMP »**.


${vimeo}[Paramétrer les formalités de stage](1222478652)



---

# 1. Le point de départ : la fiche de recherche

Tout dossier commence par la **fiche de recherche de stage**. C'est elle qui dit quelle entreprise accueille l'élève, qui est le tuteur, à quelles dates et à quels horaires. La convention n'est que le publipostage de ces informations : tant que la fiche n'est pas remplie **et validée**, il n'y a rien à envoyer, et la colonne « Cycle de vie du dossier » reste inactive.

**Elle peut être créée de trois façons.** Une seule suffit, et la suite est la même dans les trois cas :

| Qui la crée | Comment |
| ---- |
| **L'élève** | Depuis son espace, dès qu'il a obtenu un accord. C'est le cas normal, et celui qu'il faut encourager : il saisit ce qu'il connaît, l'entreprise complète ensuite. |
| **L'équipe** | Un enseignant ou vous-même, avec le bouton **＋ Nouvelle fiche de recherche** de la colonne « Recherches de l'élève ». Utile quand l'accord vous arrive directement, ou quand l'élève ne peut pas la saisir. L'élève peut-il la modifier ensuite ? C'est un **réglage de l'établissement**, que le cadenas de la fiche permet de lever ou de reposer au cas par cas. |
| **L'entreprise** | L'élève ou l'équipe lui envoie un lien d'invitation ; l'entreprise déclare l'accord et remplit elle-même ses coordonnées. La fiche apparaît alors dans le suivi de la classe, sans notification : les enseignants la découvrent à leur point suivant. |

Ce que voit l'entreprise lorsqu'elle ouvre ce lien : elle se déclare, choisit son rôle et coche les périodes concernées. Elle n'a ni compte à créer, ni application à installer.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/c/3/cec336628f423000/image-collee_160cf3i.png)


**Ensuite, chacun complète ce qu'il détient.** L'entreprise renseigne son tuteur, les horaires et les activités confiées depuis son lien ; l'élève et l'équipe peuvent, eux, tout saisir à la main.

|| ⓘ **Une entreprise qui n'ouvre jamais son lien ne bloque aucun dossier.** Vous gardez toujours la possibilité de remplir la fiche vous-même.

**Enfin un enseignant valide la fiche.** La validation fait deux choses : elle demande de **rapprocher l'entreprise de l'annuaire** — la rattacher à une entreprise déjà connue, en créer une, ou la laisser explicitement hors annuaire — et elle **fige la fiche** : seul un administrateur peut encore la modifier.

|| ⚠️ **C'est cette validation qui fait entrer le dossier dans l'écran des formalités.** Un élève encore en recherche n'y a rien à faire : il n'a ni convention à lancer, ni attestation à recevoir. Tant que la fiche n'est pas validée, un clic sur le bloc vous répond *« Aucun dossier de suivi n'existe encore pour cet élève sur cette période »*.

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# 2. L'écran en un coup d'œil

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/c/3/cec336628f423000/image-collee-2_hgvq5n.png)


| Repère | Ce que c'est |
| ---- |
| **①** | La **classe** affichée. Les flèches ◀ ▶ passent à la suivante sans rouvrir la liste, et la première entrée de la liste, **« À faire »**, sort de la classe pour ne montrer que les dossiers qui demandent une action. |
| **②** | La **période** — PFMP1, PFMP2… — avec ses dates. Elle disparaît dans la vue « À faire », qui mélange justement les périodes. |
| **③** | Le **récap au format tableur** (la classe et la période affichées, ou l'établissement entier) et les **archives** de vos documents signés. |
| **④** | Les **paramétrages** — vos modèles de documents et les règles de fonctionnement — et le bouton pour **recharger** l'écran. |
| **⑤** | Un dossier neuf : **＋ Choisir un mode de traitement**. Rien n'est encore engagé. |
| **⑥** | Un dossier parti en **signature électronique** : la chaîne des signataires, dans l'ordre, avec l'état de chacun. |
| **⑦** | Les deux gestes d'une signature en cours : **renvoyer la demande** et **arrêter le processus**. |
| **⑧** | Un dossier en **envoi traditionnel** : un curseur d'avancement dont vous nommez les cinq crans. |
| **⑨** | Les deux gestes de l'envoi traditionnel : **télécharger la convention** et **notifier l'attente de signature**. |

Tout à droite de chaque ligne, deux boutons ouvrent le **détail du dossier** et ses **messages** (§6).

|| ⓘ Un élève qui fait **deux stages différents sur la même période** a deux lignes, chacune avec son dossier.

---

# 3. Le cycle de vie du dossier

Deux blocs côte à côte : **la convention** à gauche, **l'attestation** à droite. Ce ne sont pas les mêmes échéances — la convention se joue **avant** le stage, l'attestation **à la fin** — et la colonne le montre : tant que le stage est loin, la convention occupe presque toute la place ; quelques jours avant la fin (5 par défaut, réglable), l'attestation passe au premier plan et la convention se réduit.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/c/3/cec336628f423000/image-collee-3_jpbe4z.png)

|| ⓘ **Les pastilles ② et ③** disent le temps : `J+1`, `J-24`… Combien de jours il reste avant l'échéance, ou depuis combien de jours elle est passée. Survolez-en une pour la phrase complète. Ici la convention est en retard d'un jour et l'attestation attendue dans 24 jours.

## La convention

**＋ Choisir un mode de traitement** — cliquez n'importe où sur le bloc :

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/c/3/cec336628f423000/image-collee-7_1116372.png)


*   **Envoi traditionnel** — vous éditez le document, vous l'imprimez, vous le faites signer, et vous suivez l'avancement à la main.
*   **Signature électronique** — le document part chez notre prestataire de signature et circule tout seul entre les signataires.

**En envoi traditionnel**, le bloc affiche un **curseur à cinq crans** dont vous choisissez les noms (voir l'article **« Paramétrer les formalités de stage »**). Deux boutons l'accompagnent :

| Bouton | Ce qu'il fait |
| ---- |
| **Télécharger la convention non signée** | Le publipostage de votre modèle. Si la classe en a plusieurs, un menu vous les propose. |
| **Notifier l'attente de signature** | Un courriel — ou un SMS — à l'élève et/ou aux professeurs référents. Le bouton est éteint tant qu'aucune notification n'est activée dans les paramétrages. |

Quand la convention revient signée, **déposez-la** (PDF ou photo) : elle rejoint les archives de l'établissement.

**En signature électronique**, le bloc annonce d'abord le nombre de signataires détectés sur le modèle, avec un bouton **Démarrer**. Il ouvre votre dernier point de contrôle avant l'envoi :

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/c/3/cec336628f423000/image-collee-8_1owrt4h.png =600x410)

*   le **modèle de convention** retenu, et son aperçu page à page ;
*   l'**objet et le message** du courriel que recevront les signataires ;
*   les **signataires** dans leur ordre de signature — P1, P2, P3 —, chacun avec son nom et son adresse. **Corrigez-les ici** si besoin : c'est le dernier moment.

Une fois la demande lancée, la ligne affiche la chaîne des signataires et deux gestes : **renvoyer la demande** et **arrêter le processus**.

|| ⚠️ **Arrêter le processus** annule définitivement la demande : les personnes qui n'ont pas encore signé ne pourront plus le faire. En revanche **le document et les signatures déjà recueillies sont conservés** et restent consultables dans les archives. Le dossier revient au choix du mode de traitement.

Quand tout est signé, le bloc passe au sombre et rappelle la date et le nombre de signataires. Un refus, lui, met le dossier en alerte et vous propose de repartir.

## La chaîne de signataires

Une pastille par personne, dans l'ordre de signature. Chacune porte l'icône de son rôle, son nom abrégé et son état

**Cliquez sur une pastille** : sa fiche s'ouvre.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/c/3/cec336628f423000/image-collee-5_128az59.png)


Vous y lisez son rôle, son adresse, son état, la date, le motif s'il a refusé, et le parcours de la demande si elle a été transférée — par vous ou par le signataire lui-même. Selon l'état, deux gestes vous sont proposés : **Transférer vers un autre email** (le bon interlocuteur n'est pas celui du dossier — le lien envoyé au précédent cesse alors de fonctionner) et **Renvoyer la demande**.


## L'attestation

L'attestation prouve la durée réellement effectuée. Elle n'a pas d'existence tant que le stage n'a pas commencé, puis elle suit ces états :

| Ce qui s'affiche | Ce que ça veut dire |
| ---- |
| *Le stage n'a pas commencé* · *dans 24 j* | Rien à faire pour l'instant. |
| **Fin dans 3 j**, puis **Retard de 12 j** | L'attestation est due. Le bouton **Envoyer l'attestation en signature** apparaît. |
| **Envoyée** | En attente de la signature de l'entreprise. Vous pouvez **Relancer**, **Gérer** — le détail et la chronologie — ou **Annuler l'envoi**. |
| **Signée** | Terminé. |
| **Refusée** | Le signataire a refusé ; le motif est dans la fiche. |
| *Le tuteur n'a pas d'adresse électronique* | Le dossier ne porte aucune adresse : le bouton **Renseigner** permet d'en saisir une. |
| *Aucun stage validé pour cette période* | Il n'y a rien à attester. |

Sur chaque ligne, deux boutons : **envoyer l'attestation en signature**, et **déposer** une attestation signée qui vous reviendrait par un autre chemin — la période passe alors en « signée ».

**L'envoi ouvre l'attestation publipostée**, avec son destinataire :

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/c/3/cec336628f423000/image-collee-6_12qj8xm.png =500x342)


Le **cadre rose** montre l'emplacement exact du champ de signature. Le destinataire, à droite, est celui que désigne le rôle réglé sur le modèle de la classe — vous pouvez le changer avant d'envoyer.

**L'entreprise, elle, reçoit un lien** et signe à l'écran : elle complète les champs laissés à sa main — gratification, lieu, date, nom et fonction du signataire — puis signe au doigt ou à la souris. Elle peut aussi refuser, en motivant.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/c/3/cec336628f423000/image-collee-13_1py69bq.png)

Dès qu'elle a signé, la pastille de la ligne passe en violet :

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/c/3/cec336628f423000/image-collee-14_17kd358.png)


Le bouton **Gérer** ouvre alors le détail : où en est la demande, horodatée pas à pas, et le document signé.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/c/3/cec336628f423000/image-collee-15_1ssxzyi.png)


|| ⓘ Le PDF récupéré porte le **cachet électronique de l'établissement** : ouvert dans un lecteur de PDF, il affiche « signé au moyen de signatures valables ». C'est ce qui lui donne sa valeur, sans qu'aucun papier ait circulé.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/c/3/cec336628f423000/image-collee-16_qnteg.png)


|| ⚠️ **L'attestation est due par période, la convention par dossier.** Une même fiche qui couvre deux périodes chez le même employeur donne **une** convention et **deux** attestations — c'est pour cela que la ligne apparaît sur les deux périodes.

|| ⓘ L'accès de l'entreprise à son portail se ferme automatiquement quelques mois après la fin du stage — 3 par défaut, réglable dans les paramétrages.

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# 4. Les bandeaux d'alerte : traiter la classe en un geste

Quand la classe affichée porte des dossiers en retard, un bandeau apparaît juste sous les titres de colonnes. Il peut y en avoir jusqu'à trois, empilés : conventions non signées, attestations manquantes, attestations prêtes à être envoyées.

C'est ici que se joue la promesse de l'écran : **vous n'allez pas chercher les dossiers en retard, ils viennent à vous.**

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/c/3/cec336628f423000/image_o54v94.png)

## Relancer les conventions non signées

Le bouton **n'envoie rien tout de suite** : il ouvre un récapitulatif, un élève par ligne.
![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/c/3/cec336628f423000/image-collee-11_1mgfkrq.png)

Chaque ligne nomme **le destinataire et son rôle**, son **état** — envoyé, lu, bloqué —, son **téléphone** et la **date de sa dernière relance**. Décochez ce que vous ne voulez pas envoyer : le compteur du bouton suit les cases.

**Relancer également par SMS** est décoché par défaut. Le SMS **s'ajoute** au courriel, il ne le remplace pas, et seuls les mobiles peuvent le recevoir — les autres numéros sont barrés dans la colonne Téléphone.

|| ⓘ **Après une relance, on vous laisse trois jours** (réglable dans les paramétrages). Pendant ce délai le dossier reste signalé, mais en avertissement, et il revient **décoché** dans la fenêtre suivante. Le total du bandeau, lui, ne bouge pas — un élève relancé part toujours sans convention signée. Un refus annule immédiatement ce délai.

## Envoyer les attestations

Le bandeau violet *« 29 attestations sont prêtes à être envoyées »* fonctionne de la même manière, mais il **envoie** au lieu de relancer : à la fin d'une période, toutes les attestations d'une classe partent en un clic.
![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/c/3/cec336628f423000/image-collee-12_73j2i9.png)


Là encore, chaque ligne nomme son destinataire et son rôle. Une ligne **sans adresse** est écartée avec sa raison : il n'y a rien à lui envoyer, elle se traite à la main.

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# 5. Le détail d'un dossier

Le premier bouton de la colonne **Actions** ouvre **« Détails du processus »** — tout ce qui concerne ce dossier, au même endroit.

À gauche : l'élève, la période, **le document retenu**, sa **date d'expiration**, et les **pièces** — la convention signée, le certificat de signature et le document original, en Word comme en PDF — puis l'état de l'attestation.

À droite, deux onglets. **Signataires** donne, pour chacun, ce que l'on sait de lui : *email envoyé*, *document lu* ou *non lu*, *document signé*, *en attente de signature*.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/c/3/cec336628f423000/image-collee-10_2qh9se.png =600x423)


**Historique** retrace le dossier depuis le début : choix et changements de mode, lancement, envois, relances, transferts, notifications, annulations — chacun horodaté.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/c/3/cec336628f423000/image-collee-9_1gfj9q1.png =500x353)


## Les messages du dossier

Le second bouton ouvre les **notes**. Vous choisissez le ton — information, message positif, message négatif — et surtout **qui les voit** : *réservé à l'administration*, ou *visible aussi par les enseignants*. Ceux-ci lisent les messages qui leur sont destinés depuis leur propre écran de suivi et peuvent vous répondre. La pastille du bouton compte les messages du dossier et prend la couleur du dernier.
![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/c/3/cec336628f423000/image_s4jz5i.png =500x402)


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# 6. Modifier les dates d'un stage

Les dates affichées sont celles de la période. Cliquez dessus pour en saisir d'autres — une ou plusieurs plages — pour un élève qui décale son stage ou rattrape une période. La cellule passe alors en violet : cette dérogation fait autorité sur tout le dossier, y compris pour les échéances de la colonne.

|| ⚠️ Les dates se **verrouillent** dès qu'un processus est engagé : un curseur avancé d'au moins un cran, ou une demande de signature vivante. Le message vous le dit — il faut d'abord arrêter le processus en cours.

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# 7. Les archives

Le bouton **Archives** ouvre, année par année, tous les documents conservés : conventions signées — électroniquement ou déposées après numérisation —, certificats de signature et attestations signées. Chaque ligne indique son mode — *Manuel*, *Électronique*, *Attestation* — et son état. Vous pouvez ouvrir un document ou télécharger l'archive complète d'une année.